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Diseño & Arquitectura

Diseño & Arquitectura

UTOPIA ADMINSTRATIVA

La arquitectura de nuestros sistemas esta basada en un diseño modular que permite la integración parcial o total, brindado el poder y la sofisticación necesarios para ejercer el control administrativo mediante una interfaz estándar y fácil de usar. Con un mantenimiento y mejoras permanentes proteje la inversión y a través de su uso continuo brinda una alta calidad, confiabilidad y consistencia. Representa una combinación de funcionalidades de ERP (Enterprise Resource Planning) más algunas otras de CRM (Customer Relationship Management) y SCM (Supply Chain Management). Se categoriza dentro del esquema PAAS (Plataform-as-a-Servicie) en la modalidad de Cloud Computing; cuyo modelo es el de más desarrollo y potencial usando la NUBE como soporte.


Backoffice


Mediante el registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras, permite mantener un control integral de las transacciones contables que se realizan en la empresa y agiliza el procesamiento de la información, brindando la misma de forma precisa, confiable y oportuna. Aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas. Ello es posible, al recibir de forma automática los registros contable generados por los distintos módulos de aplicación y al disponer de herramientas de apoyo que asisten el llevar a cabo la contabilidad, mediante el uso de las misma (Catalogo de cuentas en múltiples monedas, saldos contables, estados financieros, asientos contables, registro de partidas, diferencial cambiario, cierres fiscales y de periodos, listados de conciliación entre módulos, etc.).
Permite el registro y control de las cuentas bancarias en múltiples monedas, facilitando una adecuada administración de las mismas, integra las transacciones de todo el sistema al recibir de forma automática los movimientos con sus respectivos tipos de cambio originados por depósitos o transferencias recibidas, cheques o transferencia enviadas, notas de crédito y/o débito que se generan por conceptos de cobros y devoluciones a clientes, pagos a clientes, pagos de planilla, prepagos de clientes y proveedores, viáticos, etc. Además simplifica la conciliación con la información del estado de cuenta bancario.
Permite la integración con los distintos módulos de aplicación, recibiendo automáticamente facturas generadas de Turismo, Agencia de Viajes, Servicios o bien el registro manual de productos del inventario; controlando limites de crédito, disponibilidad, entregas, etc. Genera automáticamente los registros contables, créditos, saldos y toda la información necesaria entre módulos.
Permite la integración con los distintos módulos de aplicación al mantener el control de pre-pagos, pagos, notas de crédito y débito realizados por los clientes que cuentan con perfil crédito. Lo cual facilita el manejo oportuno de los desembolsas de caja, la proyección del cobro y apoya la toma de decisiones al minimizar los niveles de las cuentas por cobrar. Dicha integración mantiene la información contable al día así como a los módulos de donde se haya originado la cuenta por cobrar.
Permite la integración con los distintos módulos de aplicación y provee un uso eficientemente las cuentas por pagar, para controlar y proyectar el flujo de caja oportunamente; facilita el control del crédito con los proveedores y sus condiciones de pago para evitar pagos prematuros y aprovechar los descuentos. Dicha integración mantiene la información contable al día así como a los módulos de donde se haya originado la cuenta por cobrar.
Brinda los instrumentos necesarios para realizar la labor de registro y control de la planilla, permitiendo administrarla de una manera sencilla y clara, manteniendo la integridad de la información con los diferentes módulos de aplicación; como la Contabilidad, Bancos, Turismo Receptivo (pagos a guías y choferes), Agencia de Viajes (pago de comisiones), Facturación, etc.
Permite la integración con los distintos módulos de aplicación, a través del registro y mantenimiento de los activos fijos; manteniendo un historial del inventario de activos con cuya definición se genera automáticamente el cálculo de la depreciación de acuerdo al método elegido por el usuario para cualquier periodo anterior o posterior; proveyendo la valoración adecuada del inventario y además la generación de la información para su revaluación. Manteniendo la integridad de la información con los diferentes módulos de aplicación; como la Contabilidad, Bancos y Compras.
 

Aplicaciones


El objetivo de este módulo es brindar los instrumentos necesarios para realizar las labores administrativo-contables mediante el registro y control de los tiquetes aéreos, servicios de trámite y documentación, expedientes (PNRs, TKTs Manuales, Hoteles, Autos, Paquetes, Trenes, Cruceros, Tarjetas de Asistencia, Impuestos de Salida, Tranfers, Varios, Fee, etc.), futuro viaje y facturación. Permitiendo así, de una forma sencilla y clara la administración de la actividad de agencia de viajes; así como la generación de información entre módulos que garantiza la integridad de las operaciones.

En cada una de las aplicaciones se automatizan los procedimientos administrativos que permiten realizar la gestión de agencia de viajes, los cuales a su vez demandan la generación de información entre módulos automáticamente para garantizar la integración.

Por ejemplo, mediante la Facturación (en la cual se permite facturar uno o más tiquetes, servicios de agencia, expedientes y/o trámites de documentación) se logra integrar con los módulos de Tiquetes, Expedientes, Servicios de agencia, Trámites de Documentación, Futuro Viaje, Cuentas por Pagar (no Presentadas), Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar y Contabilidad en un solo paso, manteniendo al día toda la información relacionada entre dichos módulos.

La Contabilidad General (donde se refleja y administra contablemente la operación de la empresa), Control de Bancos (permite controlar cuentas bancarias, registrando notas de débito, crédito, depósitos, cheques y/o transferencias y generación de conciliación bancaria), Cuentas por Pagar (permite controlar los pagos a proveedores),

Cuentas por Cobrar (permite controlar los cobros a clientes eficientemente) y Planilla (permite controlar la nómina administrativa y de operaciones).

Estos también son módulos administrativos que permiten automatizar integralmente el Front-Office y el Back-Office de dicha actividad. Adicionalmente es posible integrar las interfaces con Amadeus y/o Sabre. Lo cual consiste en capturar, procesar y registrar en el sistema los PNR generados por dichas interfaces reflejando automáticamente todos los movimientos a los tiquetes que están siendo procesados de forma permanente.

Brinda los instrumentos necesarios para realizar la labor de registro y control de las cotizaciones y reservaciones, permitiendo de una forma sencilla y clara la administración de la actividad de turismo receptivo; así como la generación de información relevante entre módulos. El módulo está diseñado para la administración de reservaciones de FITs, grupos, paquetes a la medida, en serie e itinerarios especializados. Su integración permite la posibilidad de generar la información con otros módulos administrativos automatizando integralmente el Front-Office y el Back-Office. Garantizando la integración con otros módulos como Operaciones, Contabilidad General, Control de Bancos, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Planilla.

Cuenta con herramientas para el registro de los proveedores de servicio así como el detalle y condiciones de cada uno de los servicios que dicho proveedor brinda. Facilita el registro de la información de clientes y sus contactos, así como las condiciones especiales que tenga como mayorista respecto a las tarifas que le serán proporcionadas.

Mediante la definición de paquetes se brinda la oportunidad de agrupar algunos servicios para ser vendidos por un precio determinado y cuando se realiza la reservación, simplemente se indica el código del paquete y automáticamente se incluyen los servicios que conforman el mismo; o bien, permite definir itinerarios que contendrán una serie de servicios que se venden regularmente con el precio que cada servicio tenga en el tarifario, pero con esta herramienta se permite incluirlos en una reservación de una manera rápida. Aunado a ello, la cotización de paquetes es una herramienta bastante completa donde se pueden armar varias opciones de itinerario para un rango de fechas, generando una tabla de costos para cada corte de fecha que se encuentren dentro del rango y el precio por persona en ocupaciones sencilla, doble y triple, así como una hoja de cotización para enviar al cliente.

El registro de reservaciones permite el mantenimiento de la información de las mismas, facilitando los controles al mantener el detalle de cada una de ellas como lo son: Mayorista o cliente, sucursal, tipo de reservación, tipo de cliente, pasajero, fechas ingreso, servicios y sus precios, control de allotments y condiciones cotizadas, etc.. También permite copiar, confirmar, anular, aplicar, penalizar y reversar una reservación. Además de la impresión de Fax o generación del correo de Reservación, Vouchers, Itinerarios, Cost Breakdown (Cotización), Divided Cost BreakDown (Detalle de Reservación para control interno) y Proformas.

Los reportes gerenciales brindan herramientas para el análisis de compras y ventas realizadas ó reservaciones futuras. Algunos de ellos son:

  • Resumen de Ingresos de Reservaciones por Servicio
  • Resumen de Ingresos de Reservaciones por Pasajero
  • Resumen de Ingresos de Reservaciones por Cliente o Mayorista
  • Resumen de Ingresos de Reservaciones por País
  • Listado de Compras a Proveedores para realizar negociaciones.
  • Listado de Excepciones (servicios reservados con tarifa especial, CPL, tarifa dividida, 2x1, Penalizadas)
  • Listado de Prepagos por Realizar: De acuerdo con las políticas de proveedores y servicios reservados.
  • Listado de Saldos de Reservaciones (clientes de crédito y clientes que prepagan)


Mediante el registro de mayoristas se definen las condiciones de descuento establecidas de una manera general o específica, ya sea con topes fijos o porcentuales. Otros registros:

Registro de Agentes

  • Registro de Sucursales
  • Registro de Clientes
  • Listados de Mayoristas
  • Listado de Agentes
  • Listado de Sucursales
  • Listado de Clientes


Servicios Web

Ofrece un conjunto de Servicios Web que pertien interfazar con los datos del módulo. Brindando la posibilidad de conectividad con Sitios Web. Basado en dichos Servicios Web, se cuanta con una herrmienta que permite la consulta en línea del manual de ventas a los distintos cliente y en multiples idiomas. Ofrece: imagenes y descripciones por país, región, zona, proveedor, tipo de servicio, servicio, temporada y su respectivo tarifario pudiendo exportar dicha información a PDF. Dicha herramienda le brinda la autonomía sufiente al cliente para explorar e investigar los productos ofrecidos y sus caracteristicas de forma independiente. Permite mantener un control centralizado y actualizado del tarifario y del perfil de negociacion especifica de cada cliente.

El objetivo de este módulo es el de proveer las herramientas necesarias para la llevar a cabo la operación de los servicios durante la estadía de los pasajeros en el país. La confirmación de servicios muestra los servicios reservados para que los mismos sean confirmados con los proveedores, permitiendo indicar la fecha de la confirmación y alguna referencia de la misma; ya sea el número de la confirmación o el nombre de la persona que la hizo por parte del proveedor. Así como la indicación de la fechas de prepago si esta variara con respecto a las políticas preestablecidas con el proveedor. La fecha en que se llamará al cliente, si se desea dar seguimiento durante su estancia en el país; y la fecha en que debe enviarse el voucher de garantía si el proveedor así lo requiere.

A través del control de servicios se puede realizar una selección entre los servicios reservados para determinado día, y generar un listado de operación para su debido control, así como incluir la información de confirmación.

Con el control de la operación se muestran los servicios que están por realizarse en un rango de fechas, permitiendo agruparlos por tipo de servicio (transporte, tours, transporte aéreo, hoteles, alimentación, guías, etc.), por proveedor, por servicio (Ej: Transfer In, transporte San José Arenal, Visitas al Museo, etc.) para las reservaciones que se encuentran por confirmar, confirmadas ó todas. Una vez que tenemos la información de los servicios, podemos hacer la asignación del guía si es necesario, el chofer si este es propio de la empresa, la unidad de transporte y se hará la reasignación del proveedor en caso de ser necesario; ajustes a la tarifa neta si hubo una negociación previa, de cambio de precio o bien si lo amerita por cambio de proveedor, cambios a las horas y lugar de Pick Up y Drop Off y cualquier otra anotación respecto a la operación del servicio.

En el caso en el que el cliente sea un TOUR OPERADOR, es posible el manejo de paquetes y tours como operación específica. Con el registro de la programación se permite programar la operación de los servicios de los guías, transportistas, alimentación, etc., que se requieren para operar los tours o servicios. Al aplicar la operación diaria de un servicio se generan automáticamente los servicios por pagar a los guías que se encuentran registrados en la planilla o bien las cuentas por pagar a los proveedores externos, lo cual permite mantener un control cruzado entre el departamento de operaciones, contabilidad y cuentas por pagar. Todo ello ocurre al aplicar la operación de un día; con lo cual a su vez se realiza automáticamente una distribución de los costos entre las reservaciones involucradas, permitiendo así mantener las utilidades reales de cada reservación.

Permite realizar el alquiler de vehículos de manera eficiente, manteniendo el debido control de la flotilla de alquiler, vehículos en mantenimiento, reparación, etc. Proyecta la disponibilidad de vehículos dentro de un período dado. Facilita las labores de integración administrativo-contables al realizar automáticamente la generación de información entre auxiliares y módulos mediante el registro de contratos, reparaciones, cálculos de comisiones para intermediarios o mayoristas, etc.

Permitir la optimización del nivel de los inventarios de materias primas, producto terminado, etc. Provee información actualizada para facilitar la toma de decisiones referente a disponibilidades del inventario. Mantiene el control del inventario, para facilitar la toma de decisiones relacionada con la compra, programación y la asignación de productos de acuerdo a sus movimientos. Brinda el análisis de faltantes, movimientos de inventario, mantenimiento de costos del inventario y de la descarga de las cantidades usadas en producción y/o ventas.

Facilita la valoración del inventario por alguno de los siguientes métodos:

  • Costo Estándar
  • Costo Promedio
  • Ultimo Costo

Provee el control de máximos y mínimos o puntos de re-orden por artículo y facilita el registro de movimientos hechos a inventario, como: Traslado de bodegas, productos en mal estado, devolución a proveedores y salida de artículos por muestras o regalías, órdenes de compra, etc.

Permite el registro y control de todas las facturas generadas en el sistema; sometiendo cada una a los requerimientos Tributarios para su correspondiente envió a los APIs que Hacienda solicita. Mantiene y comunica problemas de envío y recepción con Hacienda así como el registro de cada respuesta recibida.
El punto de venta: es el lugar donde se finalizan las transacciones de venta. El cliente realiza el pago, a cambio de bienes o servicios prestados. En él, se calculan los costos en función de las cantidades de productos y/o servicios solicitados por el cliente y se ofrecen opciones para realizar el pago correspondiente. Debido a ello se emitirá un recibo de la transacción correspondiente. El mismo se integra con contabilidad, caja, bancos y/o módulos relacionados dependiendo del origen y su uso como: inventarios, turismo, agencia, etc.
Modulo que permite centralizar y administrar solicitudes de mensajería de los diferentes departamento que lo solicitan para el envío y recepción de documentos relacionados con los clientes, proveedores y la empresa en general.

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